Scaling was het onderwerp van onze vijfde Gilde Sessie. Tijdens deze sessie hebben we gezamenlijk meerdere scaling modellen doorgelicht. Daarnaast kregen we een inkijk in de SAFe implementatie bij Bosch. Het was de drukst bezochte Gilde Sessie tot nu toe en we kunnen terugkijken op een geslaagde bijeenkomst. Deze terugblik geeft een impressie van Gilde Sessie 5.
Scaling
Introductie en kennismaking
De ontvangst namens Agile Apeldoorn werd verzorgd door Paul. “Helaas” was mede-Product Owner Martijn verhinderd doordat deze week zoon Luuk werd geboren. Namens Bosch gaf Hans een introductie van het bedrijf waar we te gast waren. Vervolgens hebben we een nadere kennismaking gedaan met alle aanwezigen aan de hand van stellingen.
Scaling is overbodig en andere stellingen
Hierdoor leerden we dat ruim 60% van de deelnemers voor de eerste keer bij een Gilde Sessie was. Ongeveer tweederde is Scrum Master. De helft woont of werkt in Apeldoorn of Deventer. Bijzonder dat de andere helft dus van buiten onze regio komt, onder meer Arnhem, Amersfoort en zelfs Amsterdam werden genoemd. Laten we het positief bekijken, want dan doen wij als Agile Apeldoorn toch iets goed! Iets minder dan 40% heeft een actieve rol binnen een scaling framework. De laatste stelling was een scherpe en zorgde bewust voor wat discussie en verdeeldheid. Twee personen waren het eens met: “Een scaling framework is overbodig”. Vier deelnemers gingen óp de lijn tussen “Ja” en “Nee” staan. De rest zag dus (ondanks grotendeels geen actieve rol daarin) wél de toegevoegde waarde van scaling. Genoeg gespreksstof om dieper op deze verschillende vormen in te gaan.
Scaling modellen
In een korte uitleg werden deze vijf scaling modellen behandeld:
Als toegift werd nog FATE getoond, maar dat was meer voor de gein. Meer informatie over deze scaling modellen kan je vinden door op bovenstaande links te klikken. Bekijk ook de presentatie (PDF 1,7 mb) van deze Gilde Sessie. Na deze uitleg was de theorie van de genoemde scaling modellen bekend en daarmee konden we aan de slag.
Scaling carrousel
Na het Chinees buffet, gingen we in een carrousel aan de slag met deze vijf scaling modellen. Vijf flipovers stonden verspreid in de zaal met elk één scaling model. De groep werd opgedeeld in vijf groepen en elke groep begon bij een flipover. Daar werden binnen acht minuten alle voordelen en nadelen van dat model besproken en verzameld. Na deze timebox draaide de carrousel waarbij elke groep naar de volgende flipover verhuisde. De input van de vorige groep werd bestudeerd en aangevuld. Hierna volgden nog enkele ronden totdat iedere groep over elk model had nagedacht en iets had toegevoegd. Op deze manier werd gezamenlijk dieper ingegaan op scaling. Dit bleek een handige vorm waarbij alle deelnemers betrokken zijn én met een mooi resultaat.
Inzichten in Scaling modellen
Vervolgens maakten we een samenvatting van elk model. Een paar highlights met voordelen en nadelen die we als groep hebben achterhaald:
| Scaling model | Min | Plus |
| Scrum of Scrums | Waar zit de rest van de organisatie? Feedback naar het team mist soms. Eindeloos te schalen? | Korte lijnen, goed voor onderling begrip, geen nieuwe rollen, problemen komen snel naar voren, bruikbaar in meerdere scaling methoden. |
| LeSS | Beperkt schaalbaar (hoeveel teams?), lastig framework om mee te starten, vraagt veel van teams, rol P.O. wordt minder inhoudelijk, extra tijd voor overall Retrospective. | Weinig lagen, 1 P.O. met 1 visie voor alle teams, dezelfde rollen en daardoor niet complexer, handige matrix, centrale planning en onderlinge afstemming. |
| Nexus | Onbekend (hoe dan?). Zijn er case studies en succesvolle Nexus voorbeelden? | Herkenbaar, goed toepasbaar bij 3 tot 9 teams, afstemming gestructureerd, veel gezamenlijke evenementen. |
| Scrum @ Scale | Niet simpel, hoe zit het met de beslissingsbevoegdheid? Hoge volwassenheid nodig, werkt overlegcultuur in de hand, bureaucratisch en hiërarchisch. | Oneindig schalen, (wel?) simpel, heldere documentatie. |
| SAFe | Oogt complex, wat veel rollen, implementatie vergt overhead, voelt als veel en weinig flexibiliteit. | Meerdere lagen in de organisatie, synchronisatie, gedwongen vooruitkijken, duidelijkheid in wat waarde levert, ritmiek en structuur, schaalbaar, tijd voor innovatie. |
SAFe bij Bosch
De theoretische basis was met deze carrousel goed gelegd. Hierna was het tijd om de vertaling naar de praktijk te maken met een praktijkcase. Rutger is nu meer dan een jaar bezig met een SAFe implementatie bij Bosch. We werden meegenomen naar de Obeya ruimte, waar onder andere de afhankelijkheden van de twee “treinen” op de muren hangen. Daarnaast liet hij een video zien over hoe de PI planning sessie verloopt.
PI planning voor twee release trains
Voor dit tweedaagse event worden collega’s uit het buitenland ingevlogen en is de business meer aangehaakt dan ooit. Daarin plannen twee release trains 5 iteraties in een cyclus van 10 weken. De investering in tijd en geld wordt door sommigen als negatief bestempeld, maar de drive en motivatie zijn de positieve tegengeluiden. De getoonde video gaf een goed beeld van hoe het er in die dagen aan toe gaat en we werden uitgenodigd om bij een volgende PI planning aan te sluiten.
Transparantie en innovatie
De grootste winst hiervan zit hem in de rode touwtjes op het dependencies bord, die de onderlinge afhankelijkheden tussen de teams inzichtelijk maken. Dit zorgt voor transparantie en het geeft de teams houvast om hier regelmatig over te praten waarmee panieksessies worden voorkomen. Terugkijkend op deze implementatie zou Rutger niet veel anders hebben gedaan. Misschien alleen de grootste criticasters nog beter meenemen om weerstand en negativisme te bestrijden. De vijfde iteratie is voornamelijk voor innovatie zoals een hackathon of voor het opdoen van kennis. Door hier ruimte voor te geven, levert dit enerzijds (bij nood) ademruimte voor mogelijke uitloop op, maar anderzijds ook allerlei vernieuwingen en gave dingen.
Klein beginnen met Essential SAFe
De belangrijkste tip die werd meegegeven is het klein beginnen. Laat het ontstaan en teams zelf ontdekken. Een roadmap en visie waren bij de start van de transformatie bijvoorbeeld nog niet opgesteld, maar ontstonden pas maanden later. Ook Essential SAFe met slechts twee lagen, zag er minder complex uit dan het toch wel uitgebreide model zoals SAFe (Portfolio en Full) vaak wordt ervaren. Door met twee treinen te starten, zijn er geen extra functies gecreëerd en werd de basis neergezet. Dankzij dit verhaal slaagde Rutger erin om zijn toehoorders enthousiast te maken over SAFe bij Bosch!
Retrospective
De Gilde Sessie werd afgesloten met een Retrospective. Hierbij hebben we de happiness opgehaald én keken we naar de TIPS en TOPS van deze bijeenkomst. Deze feedback hebben we daaruit meegenomen.
- De tips gingen voornamelijk over de behoefte aan meer inhoudelijke kennis van de scaling modellen. Als we minder modellen hadden behandeld, konden we meer inhoud en details bespreken. Ook was er behoefte om sprekers met ervaring van andere scaling frameworks te horen.
- Bij de tops werden verschillende onderwerpen benoemd:
- praktijkcase (interessante spreker, verhaal over SAFe)
- sfeer (lekker ongedwongen en actief)
- organisatie (locatie, goede organisatie, intro met stellingen, goede catering)
- afwisseling (elke avond andere onderwerpen, veel variatie, mooie afwisselende avond)
- kennisdeling (kennis en ervaringen uitgewisseld, veel geleerd, concrete tips)
Namens Agile Apeldoorn en alle deelnemers willen we Bosch hartelijk bedanken voor het beschikbaar stellen van de locatie én het buffet!
Gilde Sessie 6
Waar en wanneer de volgende Gilde Sessie plaatsvindt, is nog niet bekend. We streven ernaar om in Q3 (juli, augustus, september) weer samen te komen en proberen zo snel mogelijk met een datum te komen. Voor zowel het onderwerp als de locatie, zijn al wel ideeën. Hopelijk kunnen we daarover binnenkort communiceren. Houd onze website in de gaten en graag tot dan!